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4 motivos para substituir o reconhecimento de firma pela assinatura digital

Sabia que a assinatura digital tem a mesma validade jurídica que uma autenticação cartorária? Conheça 4 motivos para você assinar documentos digitalmente!
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Com o avanço tecnológico, surgem cada vez mais inovações para otimizar processos burocráticos. Um deles é o reconhecimento de firma: esse procedimento garante a lisura de um documento, por meio da conferência da legitimidade de assinatura feita pelo tabelião do cartório.

A evolução desse processo é a assinatura digital, que consiste em utilizar um Certificado Digital válido para assinar documentos. Assim, a pessoa ou entidade que receber um documento digital poderá verificar a veracidade da assinatura.

Esse procedimento substitui o reconhecimento de firma em cartório e é juridicamente válido de acordo com os padrões das normas da MP n° 2.200-2. Separamos para você, neste artigo, os 4 principais motivos para substituir o reconhecimento de firma pela assinatura digital. Confira!

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1. Economia

Além de ser eficiente, a assinatura digital possibilita a economia de custos dentro da sua empresa. A simples existência de diversos documentos físicos traz vários transtornos para o dia a dia de trabalho, como imprimir diversas cópias para membros nas reuniões, gasto de tempo com assinaturas em caneta, necessidade de espaço físico para o arquivamento, entre outros.

Por meio de um Portal de Assinaturas Digitais esses contratempos não são mais necessários. Nele, o usuário faz o login e tem acesso a todos os arquivos de maneira rápida e prática. Podemos destacar algumas vantagens de otimização e redução de despesas com:

Papel

A eliminação do uso de papel proporciona um impacto ambiental positivo, pois a empresa ganha em sustentabilidade ao aderir aos documentos eletrônicos. Isso contribui para a quebra do ciclo de gastos com madeira, energia e água na produção do papel.

Além disso, em uma visão mais direcionada aos gastos internos, a empresa ganha diminuindo a demanda de energia e tinta para impressão, manutenção e reorganização contantes dos arquivos físicos, entre outros. Isso gera uma significativa otimização de tempo.

Cartório

O reconhecimento de firma em cartório é burocrático e custoso para a empresa, tanto em tempo quanto em dinheiro. A assinatura digital resolve as questões relacionadas à certificação e legitimidade de assinaturas pela internet.

Essa rapidez e praticidade evita necessidade de locomoção até o ofício para o atendimento do tabelião.

De acordo com dados do Governo Federal, o uso da assinatura digital gera uma economia de 35% com custos diretos do processo, além de reduzir o tempo médio de assinatura de documentos de 4 para apenas 1 dia. Alguns outros clientes do Portal de Assinaturas relataram uma economia de mais de 90% em relação à operação manual de assinatura de documentos!

Motoboy

Muitas vezes, é preciso assinar ou conferir documentos com prazos apertados, mesmo estando em outro local. A solução desse problema passa invariavelmente pela contração de serviço de motoboy para fazer o transporte rápido da correspondência.

Assinando documentos digitalmente, você não precisa mais ter custos com transporte de papéis. Todas as operações podem ser feitar online, sem a necessidade de gastos extras que acabam se tornando rotineiros.

Os arquivos podem ser enviados para os envolvidos no processo de conferência e efetuação da assinatura, eletronicamente.

2. Produtividade

A impressionante aceleração no ciclo na elaboração de documentos é devido à diminuição de burocracias, o que resulta em um maior fechamento de negócios para as empresas que aderem à assinatura digital.

Além disso, com o aumento da capacidade de deixar um contrato pronto rapidamente, você se torna mais competitivo, colocando-se à frente dos concorrentes.

Rapidez no processo

Com a assinatura digital, os outros processos da empresa também ficam mais rápidos. Por exemplo, a organização dos documentos pode ser gerada no próprio Portal de Assinaturas. Isso agiliza a busca de determinado documento, que é feita com apenas alguns cliques. Além disso, todos os documentos poderão ser assinados e enviados de qualquer lugar e a qualquer momento.

Foco no core business

Com a agilidade nos processos, a equipe tem mais tempo para cuidar do core business, que é a parte central do negócio. Dessa forma, permite-se que haja foco estratégico na prestação de serviços e atendimento ao cliente.

Os benefícios que um portal de assinaturas proporciona agrega valor ao seu negócio, elevando o nome da sua marca no mercado.

3. Segurança

As assinaturas a caneta podem ser facilmente falsificadas, sem contar que acidentes como cair um líquido sobre o documento ou algo mais grave como um incêndio podem pôr tudo a perder.

Esses são riscos deixados de lado com a adotação da assinatura digital. A tecnologia de certificação digital asseguram a proteção contra falsificações, extravios e rasuras.

Além do mais, o Portal de Assinaturas mantém todos os arquivos seguros no servidor em nuvem, permitindo a acessibilidade e segurança do acesso. Você também pode criar níveis de acesso e compartilhamento de determinadas pastas de arquivos para pessoas específicas, de maneira integrada.

4. Igual valor jurídico

Documentos assinados digitalmente têm o mesmo valor jurídico de assinaturas feitas por meio do reconhecimento de firma. A Medida Provisória 2.200/2001 ampara demais tipos de assinaturas inseridas por meio virtuais.

A assinatura digital garante garante as seguintes características:

  • não-repúdio: a assinatura digital não pode ter sua autoria negada;
  • autenticidade: uma assinatura digital é incontestavelmente vinculada ao certificado digital do signatário;
  • integridade: qualquer alteração feita ao documento será reconhecível pela assinatura digital.

Dessa forma, há a seguridade do valor jurídico dos documentos digitais da empresa, tendo eles o mesmo peso que um registro feito com reconhecimento de firma em cartório.

Por isso, se você ainda não aderiu aos serviços de um portal de assinaturas, comece já e aproveite os resultados que essa tecnologia pode gerar para o seu negócio.

Agora que você já sabe que é possível substituir o reconhecimento de firma pela assinatura digital, conheça 3 grandes cases de sucesso de empresas que utilizam a assinatura digital em seus contratos!

4 motivos para substituir o reconhecimento de firma pela assinatura digital
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